Charte interne
statut et règlement intérieur de
l'association culturelle des togolais en ontario
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
SECTION I : NOM, LIEU, LANGUE, EMBLÈME, EXERCICE FINANCIER
Article 1 :
Le troisième jour du troisième mois de l’an 2000, les membres de la communauté togolaise de l’Ontario se sont réunis en assemblée générale pour créer une association.
Article 2 : Nom
L’association est convoquée : L’Association Culturelle des Togolais de l’Ontario et ci-après dénommée A.C.T.O.
Article 3 :
L’A.C.T.O. a été créée pour une durée indéterminée.
Article 4 : Lieu
Le siège social de l’association sera situé dans un lieu de la région du Grand Toronto, dans la province de l’Ontario, au Canada, qui pourra être fixé par l’assemblée générale.
Article 5 : Langue
Le moyen de communication lors des réunions sera : l’anglais et le français. Toute autre langue du pays d’origine peut être parlée et traduite en anglais ou en français si nécessaire.
Article 6 : Emblème
4.1 : Le logo de l’association doit être d’un modèle tel que présenté…
4.2 : Le nom, le logo ou tout autre bien de l’association ne peut être utilisé par un individu ou un groupe, membre ou non membre, à quelque fin que ce soit sans l’autorisation du comité exécutif.
Article 7 : Exercice financier
L’exercice financier de l’association commence le 1er avril et se termine le 31 mars de chaque année.
SECTION 2 : BUT, OBJECTIFS ET MOYENS D’ACTION
Article 8 : Nature
L’association doit être considérée et fonctionner comme une organisation sociale, sans but lucratif et non politique.
Article 9 : Objectifs
Les principaux objectifs de l’association sont les suivants :
– Rassembler tous les Togolais de l’Ontario ainsi que toute personne attachée à la culture togolaise.
– Maintenir et promouvoir la culture togolaise en Ontario et au Canada dans son ensemble – Aider et éduquer les membres dans les activités socio-économiques, culturelles et sociales.
Article 10 : Moyens d’action
Afin d’atteindre les objectifs ci-dessus, l’association agira par : – la création et la mise en œuvre de programmes et de projets destinés à contribuer au bien-être des membres
– Encourager et maintenir des liens solides et coopératifs avec les organismes gouvernementaux et non gouvernementaux au Canada et dans notre pays
– Rechercher, créer et soutenir des activités de collecte de fonds
– Créer des relations d’amitié et de collaboration avec d’autres associations ayant des objectifs similaires
SECTION 3 : ADHÉSION ET CONDITIONS CHAPITRE 1 : ÊTRE EN RÈGLE
Article 11 : Qualité pour agir
Aucun membre n’est considéré comme étant en règle si ce membre n’a pas rempli ses obligations en vertu des présents statuts, par le paiement rapide des cotisations, le paiement de tout prélèvement spécial et la participation à au moins 80 % de toutes les réunions et fonctions.
Amendement à l’article 11 adopté le 28 avril 2019 avec effet immédiat.
Aucun membre n’est considéré comme étant en règle si ce membre n’a pas rempli ses obligations en vertu des présents statuts, par le paiement rapide des cotisations, le paiement de tout prélèvement spécial et la participation à au moins 7 des 9 réunions annuelles. Tout membre dont l’horaire de travail tombe un jour de réunion est tenu d’assister à au moins 3 des 9 réunions annuelles. Ce membre doit présenter chaque année une lettre expliquant sa situation pour preuve. Tout membre qui ne présente pas une telle lettre et qui n’assiste pas aux réunions est considéré comme n’étant pas en règle, quelles que soient les cotisations et prélèvements payés.
Article 12
Un membre qui n’est pas en règle perd tous les droits et privilèges prévus par la présente Constitution et n’est pas éligible aux élections ou au vote.
CHAPITRE 2 : DEMANDE D’ADHÉSION Article 13
L’assemblée générale de l’association se réserve le droit d’accepter ou de rejeter une demande d’adhésion.
Article 14
Aucune adhésion n’est effective avant son acceptation par l’Assemblée générale.
Article 15
Une fois accepté, un candidat doit payer un droit d’inscription non remboursable, comme convenu par l’Association au moment de l’inscription, en plus de sa cotisation pour la durée de la période d’essai.
Article 16
Un membre enregistré reçoit une copie du règlement, des règles et procédures et une lettre d’enregistrement de bienvenue.
Article 17
Le membre accepté doit effectuer une période d’essai de six (6) mois avant de pouvoir bénéficier d’une quelconque prestation.
Article 18
Toute personne âgée de dix-huit (18) ans ou plus, d’origine togolaise ou non, résidant en Ontario, ses partenaires et ses descendants, qui sont intéressés par l’apprentissage de la culture togolaise ainsi que par le développement et le bien-être de l’association, peuvent demander la tenue d’une assemblée générale.
Article 19
Les personnes à charge des membres qui ont moins de dix-huit (18) ans, à l’exception de leur conjoint, sont qualifiées sous l’affiliation de leur tuteur.
Article 20 : Membres matures
Tout membre ayant atteint l’âge de soixante-quinze (75) ans ou plus est considéré comme un membre mature et est exempté du paiement de la cotisation.
Article 21
Pour être qualifié, un membre mûr doit avoir été au service de l’Association pendant au moins deux ans et doit être en règle.
Article 22 : Membre à titre individuel
Toute personne qui était membre et qui a dû partir dans une autre province ou un autre territoire et qui souhaite conserver son statut de membre est considérée comme un membre à part entière et doit payer sa cotisation comme tout membre général, mais est dispensée d’assister aux réunions.
Article 23 : Membres honoraires
La qualité de membre honoraire peut être conférée à des non-membres qui sont des personnalités nationales ou qui ont rendu des services particuliers à l’Association.
Article 24
Toute proposition de membre honoraire est présentée aux membres généraux par le comité exécutif.
Article 25
La nomination d’un membre d’honneur se fait par un vote du quorum des personnes présentes à l’assemblée générale.
Article 26
Un membre honoraire n’a pas le droit de payer de cotisation et n’est pas éligible pour voter ou être élu.
CHAPITRE 3 : PAIEMENT DES COTISATIONS
Article 27
Chaque membre doit payer une cotisation annuelle comme convenu par l’association.
Article 28
Un droit supplémentaire peut être prélevé par le Comité exécutif dans des situations particulières telles que définies dans le règlement et la procédure (art.).
Article 29
La qualité de membre de l’Association n’est pas transférable ; la qualité de membre prend fin en cas de décès ou de démission du membre.
SECTION 4 : ORGANES, DROITS ET DEVOIRS CHAPITRE 1 : COMPOSITION GÉNÉRALE
Article 30 : L’assemblée générale
L’Assemblée générale est l’organe suprême de l’association. Elle est composée de tous les membres inscrits.
Elle est composée de tous les membres inscrits.
Article 31 : Fonctions
L’assemblée générale participe aux assemblées générales annuelles, aux réunions d’urgence et aux autres fonctions de l’association.
Article 32 : Droits
L’assemblée générale prend des décisions obligatoires sur les questions principales de l’association, telles que l’approbation des nouvelles demandes d’adhésion, l’élection des membres du Comité exécutif, du Conseil d’administration et de tout autre membre du Comité, la nomination du Comité d’élection, l’audition et l’approbation des réunions et des rapports d’activités, l’audition et l’approbation des rapports financiers, l’approbation des programmes et des partenariats, la révocation des membres de tout Comité ou Conseil, la dissolution de l’Association.
CHAPITRE 2 : COMITÉ EXÉCUTIF
Article 33 : Composition
Le Comité exécutif est l’organe chargé de la gestion des affaires de l’association. Il est composé de :
– 1 président
– 1 vice-président
– 1 secrétaire
– 1 Trésorier
– 1 coordinateur de la culture
Article 34 : Terme :
Le comité exécutif est élu pour une période de deux ans.
Article 35 : Mandat du président
Le président ne peut être réélu pour plus d’un deuxième mandat consécutif de deux ans.
Article 36 : Qualification pour être membre de l’exécutif
Tous les cadres doivent être âgés de dix-huit (18) ans ou plus le jour de l’élection. Il/elle doit avoir été membre en règle pendant au
moins un an.
Tout membre se présentant à un poste de direction doit être résident de l’Ontario. Il/elle doit être présent(e) lors de l’élection.
Il/elle doit être membre en règle de l’association.
Article 37 : Responsabilités des membres de l’exécutif
Outre la responsabilité que tout membre du Comité exécutif peut avoir en tant que dirigeant, la responsabilité de chaque membre du Comité exécutif est la suivante :
– assister à toutes les réunions
– se préparer à toutes les réunions en lisant tout rapport pertinent
– agir honnêtement, en toute bonne foi et dans l’intérêt de l’association à tout moment, et faire passer son devoir avant son intérêt personnel.
– connaître les statuts gouvernementaux régissant les associations à but non lucratif, les lois et les résolutions permanentes de l’association
– respecter la confidentialité des questions examinées par les cadres ou portées à leur connaissance en tant que cadres de nature confidentielle ou privée – exercer les fonctions spécifiques qui peuvent être assignées par le Comité.
Article 38 : Élection des cadres
38.1
L’assemblée générale nomme trois (3) responsables électoraux pour conduire les élections conformément aux règles et procédures de l’association énoncées ci-dessous :
38.2
Les nouveaux membres de l’exécutif sont élus lors d’une assemblée générale (Art.) ou lors d’une assemblée générale d’urgence.
38.3
L’élection des membres du bureau se fait uniquement par vote et le vote est acquis à la majorité simple.
38.4
Jusqu’à ce qu’un poste soit pourvu, un membre exécutif continue à exercer ses fonctions au sein du Comité exécutif.
38.5
Le mandat des nouveaux membres du Comité exécutif commence au début de l’exercice suivant, le 1er avril.
38.6
Les membres du bureau de vote proposent un système permettant un vote facile et équitable.
38.7
Les agents électoraux peuvent voter à la fin pour départager les candidats en cas d’égalité des voix.
38.8
En cas d’objection concernant le décompte, un recomptage est effectué avant la fin de la réunion.
38.9
Le bulletin de vote est détruit à la fin de l’Assemblée générale.
Article 39 : Responsabilités aux postes de direction
Président : Ses responsabilités sont énoncées comme suit :
Présider et maintenir l’ordre
Expliquer et décider de toutes les questions d’ordre
Annoncer toutes les affaires
Être informé des communications
Mettre toutes les motions et voter et donner les résultats
Décider d’un vote ex aequo ou de s’abstenir de voter lors des réunions
Faire respecter la règle du quorum
S’abstenir de discuter d’une motion lorsqu’il préside
Être absolument équitable et impartial
Signature si nécessaire
Représente bien l’association.
Vice-président : Ses responsabilités sont énoncées comme suit :
Collaborer étroitement avec le président
Assumer les fonctions du président en son absence
Tenir à jour une liste et les contacts des membres généraux, des cadres et des membres de confiance
Effectuer toute autre tâche qui lui est confiée par le président
Secrétaire : Ses responsabilités sont énoncées comme suit :
Collaborer étroitement avec le président et le vice-président.
S’acquitter de ses fonctions liées aux réunions en l’absence du président et du vice-président
Notifier à tous les membres les réunions d’urgence et les assemblées générales
Rédiger les procès-verbaux des réunions
Lire le compte-rendu de la réunion précédente
Lire les correspondances
Enregistrer la procédure, pas le débat
Enregistrer le nom d’un membre qui a présenté une motion
Informer les comités de leur nomination et de leurs activités
Prendre en charge tous les documents appartenant à l’Association lorsqu’ils sont demandés. Signer les documents officiels de l’association sur demande
Trésorier : Ses responsabilités sont énoncées comme suit :
Recevoir et encaisser tous les fonds de l’Association
Tenir une comptabilité de ces fonds
Payez si possible par chèque, contresigné par le président ou le vice-président et par lui-même, conformément aux directives du règlement. Ne payez les factures des fonctionnaires et des membres du Comité que si elles sont clairement autorisées et si les reçus des dépenses sont joints.
Débourser toutes les sommes d’argent selon les instructions de l’association
Faire une déclaration de financement aussi souvent que nécessaire
Fournir un rapport financier complet, qui a été vérifié lors de la réunion annuelle, avant la présentation du rapport écrit du comité d’audit
Tenir un registre de tous les membres cotisants
Envoyez les factures à leur échéance.
Coordinateur de la culture : Ses responsabilités sont énoncées comme suit :
Organiser des événements culturels
Coordonner les spectacles de percussions et les événements.
Conseiller les membres de l’exécutif sur les questions relatives à la culture
Article 40 : Révocation du comité exécutif
Les membres du Comité exécutif peuvent être révoqués dans les conditions suivantes :
Les membres généraux prennent une résolution lors de l’assemblée générale ou lors d’une réunion d’urgence, pour révoquer les cadres.
La résolution doit être adoptée par au moins deux tiers (2/3) des votes exprimés. Le procès-verbal de la réunion doit indiquer l’intention de révoquer le(s) exécutif(s) avant l’expiration du mandat de ce(s) dernier(s).
Une ou plusieurs personnes qualifiées sont élues en tant que remplaçants pour le reste du mandat de l’exécutif.
Article 41 : Le quorum du comité exécutif
Pour tenir une réunion exécutive et prendre une décision valable, un minimum de trois (3) membres exécutifs doivent être présents.
Article 42 : Vacances au sein du comité exécutif
Un poste au sein du comité exécutif devient vacant si l’une des raisons suivantes se présente : Un membre a démissionné
Un membre est absent pour trois (3) réunions exécutives consécutives ou plus sans excuse raisonnable.
Un membre est suspendu ou expulsé de l’Association.
Un membre est décédé.
Si le quorum de l’exécutif est atteint, un membre du Comité occupe le poste jusqu’à l’élection d’un nouveau membre de l’exécutif.
Article 43 : Durée du mandat
La durée du mandat du comité exécutif est de deux (2) ans.
Un président ne peut exercer plus de deux (2) mandats consécutifs.
Le mandat s’étend du premier avril suivant leur élection au trente et un mars de la deuxième année suivante.
CHAPITRE 3 : COMITÉ CONSULTATIF ET CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 44 : Composition
Le comité consultatif est composé de trois (3) membres comme suit : le président sortant et deux (2) membres en règle.
Article 45 : Élection
Les deux membres ajoutés au président sortant sont élus par l’Assemblée générale en tant que conseillers.
Article 46 : Durée du mandat
Chaque conseiller est élu pour une période de 2 ans sans renouvellement limité. Un conseiller doit avoir été membre en règle de l’Association pendant au moins 5 ans, avant d’être éligible au Conseil d’administration.
Article 47 : Droits et devoirs
Sur la base de leur expérience et/ou expertise, les conseillers doivent montrer un intérêt pour les principales questions de l’association telles que les processus de l’us, les finances, l’adhésion, la relation avec le gouvernement, la relation avec d’autres associations, les conflits internes… par :
– Conseiller les membres exécutifs sur ou sans demande
– Discuter des problèmes et les porter à l’attention des cadres
Article 48 :
En cas de démission ou d’absence d’un conseiller pendant plus de 3 mois, l’assemblée générale élit un membre du conseil d’administration pour combler la vacance.
Article 49 :
Le conseil de confiance n’est pas considéré comme obligatoire.
SECTION 5 : RÉUNIONS
Article 50 : Assemblée générale
L’assemblée générale ordinaire se tient une fois par an avant la fin de l’exercice. Elle est composée de tous les membres jouissant de leurs droits d’adhésion. Elle est convoquée et dirigée par le Président au nom du Comité exécutif. Sont discutés en Assemblée générale ordinaire, les sujets destinés à orienter ou réorienter l’association, à adopter un budget, à élire de nouveaux membres du conseil d’administration ou d’autres sujets jugés utiles par les membres.
Article 51 : Assemblée générale d’urgence
L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le Président au nom du Comité exécutif pour discuter d’une affaire urgente dont la décision appartient nécessairement aux membres de l’association. Elle est convoquée en fonction des besoins urgents.
Article 52 : Réunions ordinaires
La réunion régulière a lieu tous les quatre dimanches du mois. La date et la fréquence restent soumises au choix laissé à la convenance des membres de l’Association. Cette réunion discute et décide des affaires quotidiennes de l’Association. Elle est convoquée par le Président au nom du Comité exécutif et présidée par l’un de ses membres.
Article 53 : Réunion du Conseil d’administration
Les réunions de chaque Comité sont convoquées par leur Président à une fréquence convenue par les membres afin de discuter des sujets qui leur sont confiés par l’Association.
Article 54 :
Les décisions émanant des réunions tenues dans le cadre des réunions mentionnées ci-dessus ne peuvent être appliquées uniquement dans ces cadres.
Article 55 : Les décisions émanant des réunions tenues dans le cadre des réunions mentionnées ci-dessus ne peuvent pas être appliquées uniquement dans ces cadres :
Les décisions émanant des réunions tenues en dehors des cadres des réunions mentionnées ci-dessus ne peuvent être appliquées en aucune circonstance.
SECTION 5 : CONFIDENTIALITÉ ET TRAVAUX DES COMMISSIONS
Article 56
Tous les membres de l’exécutif et les membres du comité doivent garder confidentielles toutes les questions examinées par le comité exécutif.
Article 57
Ces questions sont limitées aux informations personnelles et financières concernant les membres individuels.
Article 58
Ces obligations de confidentialité subsistent même après que les personnes concernées ont cessé d’être administrateurs, membres de leur comité ou membres de l’association.
Article 59
Les questions confidentielles examinées lors des réunions du comité exécutif sont consignées dans une annexe confidentielle au procès-verbal si nécessaire.
Article 60
L’annexe est mentionnée mais non incluse dans les copies du procès-verbal distribuées aux membres ou affichées dans un lieu public.
Article 61
L’appendice confidentiel fait référence aux copies du registre des procès-verbaux mais n’y figure pas et n’est pas disponible pour examen par les membres sans le consentement du Comité exécutif.
Article 62
Tout membre qui viole intentionnellement la règle de confidentialité est sanctionné selon les règles et procédures en vigueur.
SECTION 6 : ACCÈS AU DOSSIER DES MEMBRES ET AUX COMPTES FINANCIERS
Article 63
Un membre a le droit d’accéder à ses comptes financiers personnels pendant une période acceptable pour le secrétaire et le trésorier respectivement.
Article 64
Si un membre estime qu’il y a une inexactitude dans un tel dossier, il le porte à l’attention du Comité exécutif qui tente de résoudre le problème avec le membre.
Article 65
Si le membre le souhaite, une déclaration écrite du membre est insérée dans le dossier.
Article 66
Chaque membre reçoit un état financier préparé par le trésorier sur une base de six mois.
SECTION 7 : DISPOSITIONS FINALES
Article 67
Le présent règlement est complété par un règlement intérieur destiné à réglementer les questions pratiques et approuvé par l’assemblée générale.
Article 68
Le règlement intérieur doit être adapté aux besoins de l’association et être modifié en conséquence à la demande des dirigeants et avec l’approbation de l’assemblée générale.
Article 69
Le CATO est dissous par une assemblée générale ou une réunion d’urgence, sur demande et approbation de l’assemblée générale par les trois quarts (3/4) des membres.
Article 70
En cas de dissolution, l’association doit remettre ses biens et avoirs à une autre association poursuivant des buts similaires.